Le web 2.0 n’est plus une nouveauté. Pourtant son usage ne s’est pas encore généralisé dans le monde professionnel. Mais si l’ensemble des entreprises n’ont pas mis en place ou expérimenté des dispositifs web 2.0 au sein de leur organisation, leurs collaborateurs n’ont pas forcément attendus comme le prouve de nombreuses études. De fait, la création et le partage de connaissances au sein des entreprises sont aujourd’hui supportés par deux grandes catégories d’outils : les outils sociaux (wikis, blogs, outils de micro-partage…), nouveaux venus dans les systèmes d’informations des entreprises, et les outils de gestion de contenus et de travail collaboratif classiques (QuickR, eRoom, etc.) déjà en place depuis de nombreuses années.

Aussi, même si l’email est de loin l’outil de travail collaboratif le plus utilisé dans un cadre professionnel , le taux de pénétration relative élevé des dispositifs web 2.0 dans les entreprises va faire peu à peu émerger une nouvelle problématique : la cohabitation intelligente entre les outils sociaux et les outils de travail collaboratifs classiques. Car les outils sociaux ne sont pas adaptés à tous les besoins de collaboration des entreprises. Les outils classiques sont parfois bien plus efficaces. Ainsi arriver à utiliser les bons outils constitue un véritable challenge pour les entreprises qui souhaitent dans le même temps inciter leurs collaborateurs à l’utilisation des outils sociaux pour mettre en œuvre l’entreprise 2.0.

Blogs
 Automattic WordPress
 IBM
 Dotclear
 Microsoft
 Six Apart
 Traction Software

Wikis
 Atlassian
 IBM
 MediaWiki
 Microsoft
 Socialtext
 Xwiki

Outils de Q&A (Forums 2.0)
 EllisLab
 IBM
 Invision Power Services
 Jive Software
 Microsoft
 Groupee
 Jelsoft Enterprises

Outils de gestion de réseaux sociaux
 Atlassian
 Elgg
 IBM
 IGLOO
 Jive Software
 Microsoft
 NewsGator Technologies
 Telligent Systems
 Webligo

Micro-blogging
 CubeTree
 ESME
 IBM
 Oracle
 SocialCast
 Yammer

Micro-partage
 Connectbeam
 Cogenz
 IBM
 Jamespot
 Whatever
 YouLinkPro

Suites 2.0
 37signals
 Atlassian
 BEA
 Bluekiwi
 IBM
 Google
 Microsoft
 SocialText
 SuiteTwo
 Traction Software”

A la lumière des premières expérimentations et premiers retours d’expériences, il est possible de positionner les deux grandes catégories d’outils pouvant supporter le travail collaboratif par rapport au processus de création et de partage des informations et des connaissances.

Ainsi, aux canaux de contributions reposant sur les outils traditionnels de travail collaboratif sont venus progressivement s’ajouter d’autres canaux utilisant les outils sociaux dans le processus de création et de partage de connaissances. Ce processus, plutôt maitrisé, est réalisé dans un cadre formel et avec des cibles précises en matière de besoins. Et c’est sur cet aspect là qu’il y a une différence fondamentale entre les deux types d’outils.

En effet, alors que les outils classiques soutiennent une collaboration formelle dans un cadre bien établi, les outils sociaux quant à eux se positionnent sur un registre beaucoup plus social et moins collaboratif. Ces outils reposent en effet plus sur la participation que sur la collaboration.

Alors que dans le cadre d’une collaboration formelle l’implication des utilisateurs est très importante, dans le cadre de la participation il n’en est rien.

Prenons l’exemple de la rédaction d’un document à plusieurs pour illustrer la différence d’approche.

Une collaboration formelle pour la rédaction d’un document nécessite une définition des rôles, des tâches de chacun ainsi que les délais y afférents . Les collaborateurs sont nécessairement impliqués du fait de la définition claire de leurs tâches et de leurs responsabilités.

Dans le cadre de la participation, ce sont des premiers collaborateurs qui vont initier le travail, de manière plus ou moins formelle et généralement sur la base du volontariat, et inciter d’autres rédacteurs à venir s’ils le souhaitent apporter leurs contributions, sans contraintes sur le périmètre et le volume de production. C’est la combinaison progressive de l’ensemble des contributions et des échanges réalisés autour de ces contributions qui va permettre d’aboutir au final au document qui va constituer une véritable œuvre collective. Il faut toutefois noter que dans une approche de participation pour obtenir un travail de qualité, une animation des contributeurs et un encadrement des productions sont nécessaires.

Au delà des modes de collaboration, ce sont aussi les finalités des applications de ces deux catégories d’outils qui sont différentes.

Alors que pour les outils classiques il s’agit de répondre à un besoin cadré généralement sur un périmètre précis, les outils sociaux œuvrent à la construction de ce que certains appellent l’intelligence collective dont la vocation est d’apporter un support au quotidien en matière d’informations et de connaissances aux collaborateurs.

Les outils sociaux offrent une meilleure accessibilité à l’information qui devient plus ouverte et plus vivante mais ils ne sont pas forcément les mieux adaptés ou les plus efficaces pour répondre à des besoins très précis et particuliers de collaboration.

Au final, c’est bien sur ces deux aspects de participation et de collaboration que les entreprises devront faire le choix des bons outils sans pour autant entraver la mise en œuvre d’une démarche d’entreprise 2.0. Car si de plus en plus d’outils classiques intègrent des fonctionnalités issues des outils sociaux, la convergence est loin d’être aboutie et il faudra patienter encore plusieurs années avant d’avoir des outils proposant une approche unifiée. En attendant, les entreprises vont devoir gérer plusieurs aspects pour intégrer parfaitement les outils sociaux dans leur système d’information.