Réaliser un Business Case pour la mise en place d’une solution de recherche d’information n’est pas une tâche simple. Il s’agit d’identifier, et si possible de quantifier, les coûts et les bénéfices attendus par la mise en place d’une telle solution.

Cet article, écrit pour le numéro de 30 de KnowledgeNews fournit des éléments pour la réalisation de cette opération. Dans cette première partie, ce sont les coûts de mise en œuvre qui sont étudiés de manière détaillée par la présentation de leur structure et une évaluation d’une enveloppe budgétaire.

La seconde partie, qui sera publiée le mois prochain, abordera les bénéfices de la mise en œuvre d’une solution de recherche d’information en entreprise.

Fort de ces 335 millions de dollars de chiffres d’affaires en 2005 selon le Gartner, le marché des solutions de recherche d’information est en pleine croissance. Celle-ci est alimentée par le nombre toujours plus important d’entreprises qui souhaitent améliorer leur solution recherche d’information.

Plus que jamais au centre de l’activité des entreprises, il est vrai que l’information est de plus en plus difficile à maîtriser. Sa croissance inexorable et sa dissémination au sein du système d’information de l’entreprise rendent l’accès aux informations pertinentes toujours plus difficile pour les collaborateurs.

S’il est devenu nécessaire d’améliorer ou de mettre en place une solution de recherche d’information pour bon nombre d’entreprises, celles-ci ne peuvent pas s’engager dans cette voie sans avoir évaluer de manière précise les coûts et les bénéfices d’une telle opération.

Dans cette première partie, il en sera présenté la structure des coûts et une évaluation budgétaire.

Structure des coûts

La structure des coûts d’une solution de recherche d’information est complexe et variée. Nous allons passer en revue les principales composantes.

Licence

Le modèle de pricing associé aux licences logicielles varie énormément d’un fournisseur à l’autre. Certains modèles sont basés sur le nombre de documents indexés, d’autres sur le nombre d’utilisateurs nommés ou simultanés, le nombre de requêtes simultanées, le nombre de serveurs/CPU, etc.

Maintenance

La maintenance est généralement de 20% du coût des licences chaque année. Certains fournisseurs facturent la maintenance dès l’installation : il faut donc compter 20% de plus la première année.

Cette maintenance est en premier lieu une maintenance corrective. La maintenance évolutive, concernant les mises à jour, est parfois incluse dans les 20%, mais ce n’est pas toujours le cas.

Modules additionnels

Rares sont les éditeurs de logiciels qui ne proposent pas des modules permettant d’étendre le champ fonctionnel de la solution de base. Parmi ces modules figurent en bonne place les connecteurs à des sources d’informations particulières.

Licence de bases de données

Les solutions de recherche d’information utilisent une base de données et il faut donc acheter les licences correspondantes. Parfois le coût de la licence de la base de données est inclus dans la licence de la solution de recherche.

Mise en œuvre – Intégration – Paramétrage - Services

Dans la plupart des cas, c’est le fournisseur de la solution lui-même qui intervient au moment de l’implémentation et de l’installation du logiciel. Il est important d’identifier les points spécifiques sur lesquels il va être obligatoire de faire appel à ses services.

Dans cette catégorie, il s’agit également des coûts de développement, de paramétrage, de réalisation de taxonomies…

Matériel

Il y a de très grandes chances pour que la mise en œuvre d’une solution de recherche d’information nécessite l’achat de nouveaux matériels. Attention à ne pas sous-estimer ces coûts : quelques fois les besoins en ressources matérielles d’une plateforme de recherche sont importants.

La nécessité du load balancing et de la redondance (si le service est 24/7) doit être quantifiée.

Enfin, les besoins en bande passante pour la recherche et l’indexation nécessitent peut être la mise à niveau du réseau informatique.

Formation

Les collaborateurs sont assez familiers avec la recherche d’information pour ne pas être obligés de suivre des formations à la nouvelle solution.

Cependant, des actions de communication-formation peuvent être organisées pour, par exemple, faire découvrir aux collaborateurs des fonctionnalités ou des astuces pouvant leur servir au quotidien. Ceci peut se faire sous la forme d’une newsletter mensuelle.

Par contre, s’il n’est pas nécessaire de former les collaborateurs de manière formelle, il n’en est pas de même des équipes techniques en charge de l’exploitation de la solution de recherche d’information. Et cette formation a un coût.

Equipe de support interne

Trop souvent les entreprises sous-estiment la taille de l’équipe nécessaire au support de la solution de recherche d’information. Il ne s’agit pas seulement des aspects techniques ou de développements applicatifs. Il faut également tenir compte du support concernant l’amélioration de l’accessibilité des documents : réalisation de taxonomies, thésaurus, glossaire, règles métiers, etc.

Une analyse de ces coûts par horizons de temps permet d’identifier les coûts à court terme et ceux à long terme.

Tableau 1. Analyse temporelle des coûts

Solutions open source et appliances

Pour les solutions open source, les éléments de coûts sont fortement différents. Si les coûts de licence, maintenance et mise à jour sont proches de zéro, il n’en est pas de même pour ceux liés à l’intégration et la mise en œuvre. Comme il s’agit bien plus de boites à outils que de produits, les solutions open source peuvent nécessiter des investissements de mise en œuvre plus importants que pour des produits commerciaux. Attention donc à bien évaluer ces coûts.

En ce qui concerne les appliances, c’est-à-dire les solutions couplant un serveur physique prêt à l’emploi avec le logiciel de recherche d’information, le modèle de coûts est également différent dans la mesure où les coûts sont essentiellement liés à l’achat d’une licence pour un logiciel et du matériel. Par ailleurs, comme il s’agit de produits « sur étagère », il y a un minimum de coûts de mise en œuvre. Mais en contre partie, les appliances sont beaucoup plus limitées que les autres types de solutions !

Coûts supplémentaires

A l’ensemble de ces différents types de coûts, il faut ajouter la multitude de coûts supplémentaires potentiels. Difficiles à chiffrer, ces coûts supplémentaires peuvent intervenir dans différents cas dont voici quelques exemples :
 problèmes techniques non prévus et devant être résolus sous peine de blocage du projet ;
 faille de sécurité trouvée ;
 évolution et/ou croissance de l’information accessible qui nécessite de nouveaux investissements en terme de matériel et peut être de modification des licences logicielles.

Evaluation du budget nécessaire

Comme il y a autant de configuration possible de la recherche d’information que d’entreprises, il est difficile et surtout délicat de fournir des chiffres précis quant au budget nécessaire.

Les chiffres qui sont annoncés ici sont fournis à titre indicatif. Même s’ils ne sont pas précis, il donne un ordre de grandeur du budget nécessaire à la mise en place d’une solution de recherche d’information.

Du point de vue des coûts de licences, la fourchette peut être extrêmement large, de 5.000€ à 200.000€ suivant le fournisseur choisi. Dans le cadre des solutions open source, ces coûts sont nuls ou proches de zéro.

Tableau 2. Coûts des licences

A partir de ces coûts d’acquisition de licences, il est possible d’évaluer le budget total. Il suffit de multiplier cette somme par un coefficient compris en 2 et 6 suivant la complexité du projet.

Soit pour la première année un investissement compris entre 100.000 et plus d’un million d’euros. Ces coûts sont plus importants lorsque l’on y inclut les coûts de l’équipe interne mobilisée.

Une méthode pour évaluer les coûts de services consiste à calculer le ratio entre le chiffre d’affaires généré par le fournisseur à partir de la vente de licences et le chiffre d’affaires concernant le conseil et le service. Ce ratio peut donner une bonne indication sur le coefficient multiplicateur à appliquer aux coûts de licences pour avoir le coût total de l’implémentation. Bien entendu, il s’agit d’une indication.

Enfin, il faut indiquer que les coûts sont également sensibles au volume des informations indexées.

Figure 1. Coûts de mise en oeuvre

Le schéma précédent montre à titre indicatif l’évolution des coûts d’un projet en fonction du temps et des différentes phases. Ainsi, pour 1 euro de coût de licence il faut compter de 2 à 6 euros pour la mise en œuvre !

A suivre le mois prochain la seconde partie de l’article consacrée aux bénéfices…