Pour le numéro 26 de KnowledgeNews, la lettre d’information de KnowledgeConsult, j’ai écris un article sur l’utilisation des outils d’espaces de travail collaboratif comme bases documentaires. Il s’agit d’une synthèse de deux articles précédemment écris.

Aujourd’hui, les entreprises utilisent de plus en plus les solutions d’espaces de travail collaboratif comme des outils de gestion documentaire simple. Pourquoi une telle situation ? Retour sur le marché des solutions collaboratives, leur lien avec la gestion documentaire et leurs perspectives d’évolutions.

Panorama du marché

Dominé par des acteurs anglo-saxons pour ne pas dire Nord Américains pour l’essentiel, le marché du travail collaboratif ne cesse de grossir. Les grands cabinets d’analyse s’accordent pour prédire une croissance de l’ordre de 15 à 20% pour les trois prochaines années !

Cette croissance s’explique en grande partie par le début d’une véritable généralisation de l’usage des outils de travail collaboratif. D’ailleurs, le récent rachat de Groove Networks par le géant Microsoft a probablement marqué un tournant décisif dans cette généralisation. En effet, en projetant d’intégrer Groove dans sa future suite Office, Microsoft offre une opportunité incroyable aux technologies de travail collaboratif de se diffuser auprès du plus grand nombre et des PME en particulier.

Mais sur cette cible, la concurrence s’annonce malgré tout difficile. En effet, si le chiffre des ventes de nouvelles licences augmente, force est de constater que, dans le même temps, l’offre en matière de solutions open source ne cesse de se professionnaliser et de séduire des entreprises. Face à des solutions commerciales, bon nombre de PME et d’acteurs du secteur public, devraient probablement se tourner vers l’open source.

Au-delà de cette distinction open source - solution commerciale, une vision d’ensemble de l’offre du marché nous permet d’identifier trois grands types de solutions de travail collaboratif : les suites logicielles, les outils « métiers » collaboratif et les outils dédiés.

Quel que soit le type de solution considérée, celle-ci repose sur quatre grande fonctionnalité : la gestion de contenu, la gestion de projet, le partage d’application et la communication.

D’un point de vue fonctionnel, il devient aujourd’hui de plus en plus difficile de faire une distinction nette entre les outils de collaboration synchrones et les outils de collaboration asynchrones. Les solutions du marché intègrent désormais les deux modes de collaboration, faisant ainsi de la technologie de présence l’élément principal du choix de mode de travail collaboratif adopté par l’utilisateur.

1. Les suites logicielles

Les suites logicielles, que le Gartner Group nomme les Smart Enterprise Suite (SES), résultent de la convergence entre les produits de portail, de gestion de contenu et de travail collaboratif. Le soutien à la collaboration est donc une composante parmi de nombreuses autres : gestion de contenu, accès à l’information, gestion des processus métiers, business intelligence...

Parmi les acteurs bien connus proposant des suites logicielles, nous pouvons par exemple citer Microsoft, IBM, Autonomy, HummingBird, Oracle, etc. Il n’y a pas encore de solutions open source sur ce segment même s’il faut surveiller des acteurs comme Alfresco, fondé par des anciens de Documentum...

2. Les outils « métiers » collaboratifs

Ces outils sont dans les faits des applications métiers qui proposent, utilisent et tirent au mieux partie de fonctionnalités complémentaires de travail collaboratif. Parmi ces applications métiers, nous pouvons par exemple citer les applications de gestion de projets, de gestion du cycle de vie des produits, de gestion de code informatique...

3. Les outils dédiés

Comme leur nom l’indique, les outils dédiés sont des logiciels conçus pour le travail collaboratif. Généralement spécialisés sur un domaine fonctionnel spécifique, ces outils offrent un éventail très large : collaboration en temps-réel, collaboration asynchrone via des espaces de travail partagés...

Outil de travail collaboratif ou de gestion documentaire ?

Parmi ces outils dédiés, force est de constater que les espaces de travail collaboratif, comme eRoom ou QuickPlace pour ne citer que les plus connus, sont de plus en plus souvent utilisés par les entreprises pour faire de la gestion documentaire et non du travail collaboratif.

En d’autres termes, faute de mieux, et pour ne pas avoir à investir dans une solution complète mais aussi et surtout lourde et coûteuse à mette en place comme par exemple Documentum ou FileNet, les entreprises préfèrent choisir des plateformes de travail collaboratif qui offrent des fonctionnalités aussi simples que puissantes de gestion documentaire, le tout pour un prix raisonnable !

Dans certaines entreprises, l’approche peut être différente mais le résultat sensiblement équivalent : eRoom ou QuickPlace sont choisis pour faciliter la collaboration dans le cadre de projets mais ces solutions sont de plus en plus utilisées pour gérer des bases documentaires comme l’ont fait les bases Notes par exemple...

Cette situation peut être interprétée comme étant la conséquence de deux phénomènes.

Tout d’abord, il y a un manque certain sur le marché d’une ou plusieurs solutions de gestion documentaire simples mais riches, peu chères et qui surtout fassent référence ou définissent un « standard de fait ». En effet, les raisons du choix d’une solution comme eRoom ou QuickPlace pour la gestion documentaire reposent essentiellement sur les marques Documentum et IBM/Lotus qui sont des références dans le domaine !

D’autre part, ces solutions apportent une réponse réellement pertinente aux besoins en matière de gestion documentaire simple. Mais se pose alors la question de la pertinence des espaces de travail collaboratif orientés documents pour des besoins de collaboration plus larges et nécessitant une réelle flexibilité des outils.

En effet, les solutions d’espaces de travail collaboratif se sont développées autour d’une approche documentaire du travail collaboratif. En d’autres termes, elles considèrent que la collaboration a lieu essentiellement autour de documents, dans un univers très structuré et structurant. Or les besoins des entreprises en matière de collaboration dépassent largement ce périmètre.

Une brèche est donc ouverte sur le marché du travail collaboratif pour des solutions simples, flexibles et peu chères comme par exemple les wikis... D’ailleurs de nombreuses expérimentations sont en cours dans certaines entreprises et bien souvent, les wikis ont été choisis par les utilisateurs en lieu et place de solutions standards d’entreprise de type WCM (Web Content Management - Gestion de contenu Web) et/ou d’espaces de travail collaboratif jugées beaucoup trop riches et complexes pour le besoin ou bien encore trop rigides ou monolithiques...

Mais au-delà de ces considérations, une autre question peut légitimement être posée : pourquoi utiliser une plateforme spécifiquement dédiée au travail collaboratif alors que celui-ci est totalement intégré dans nos modes de travail quotidien ?

Aujourd’hui, le travail collaboratif n’est pas un processus à part entière, il fait partie intégrante de nos modes de travail. Peut-on alors encore parler spécifiquement d’outils de travail collaboratif ? Les espaces de travail collaboratif ne sont-ils pas simplement des outils de gestion documentaire avec des fonctionnalités de travail collaboratif ?

La collaboration est présente à tous les niveaux dans les entreprises et l’on a besoin de technologies pour son support, quelles que soient les activités (qui vont bien au-delà de la simple création, gestion et utilisation de documents).

Un élément de plus qui milite en faveur du développement de technologies de collaboration en contexte qui offre la possibilité aux utilisateurs de ne pas quitter l’application qu’ils utilisent, c’est-à-dire le contexte dans lequel ils travaillent, pour pouvoir échanger, partager et collaborer avec d’autres individus.